Archivace dokladů: Jak dlouho musíte schovávat faktury, mzdy a další dokumenty?

28. 2. 2026

„Tohle už můžeme vyhodit?“ To je jedna z častých otázek, kterou jako účetní slyšíme. Archivace dokladů není jen o šanonech a zaplněném skladu. Je to zákonná povinnost. A při daňové nebo mzdové kontrole může rozhodovat o tom, jak hladce vše proběhne.

Přinášíme přehled, co, jak dlouho a v jaké podobě musíte uchovávat.

1. V jaké podobě se doklady mohou uchovávat?

Dobrá zpráva, doklady nemusíte mít jen na papíře. Podle českých předpisů je můžete archivovat:

• v listinné podobě (papírově),
• nebo v elektronické podobě.

U obou forem ale musí být po celou dobu archivace zajištěno:

• věrohodnost původu (je jasné, kdo doklad vystavil),
• neporušenost obsahu (nelze ho dodatečně měnit),
• čitelnost (musí být kdykoli čitelný).

Elektronické doklady tedy není nutné tisknout, pokud jsou bezpečně uložené (např. PDF, účetní systém, archivní úložiště) a splňují výše uvedené podmínky.

2. Jak dlouho se doklady uchovávají?

 Pokud si z celého tématu archivace máte zapamatovat jen tři čísla, jsou to: 5 – 10 – 45

A teď si řekneme, co znamenají.

5 let: běžné účetní doklady

Sem patří většina každodenní administrativy:

• přijaté a vydané faktury,
• pokladní doklady,
• bankovní výpisy,
• účetní knihy

Tyto dokumenty se podle zákona o účetnictví uchovávají 5 let od konce účetního období, kterého se týkají.

10 let: daně a DPH

Tady už je to přísnější. Daňové doklady (kvůli možné daňové kontrole) se v praxi doporučuje uchovávat 10 let. Základní lhůta pro doměření daně je sice 3 roky, ale může se prodloužit až na 10 let, například pokud proběhne kontrola nebo podáte dodatečné přiznání.

 Pokud jste plátcem DPH, archivace 10 let:

• doklady k DPH,
• evidence DPH,
• kontrolní hlášení, souhrnná hlášení

Proč jsou mzdové listy 45 let?

Od roku 2023 se prodloužila lhůta archivace mzdových listů na 45 let. Důvod je jednoduchý. Slouží jako podklad pro důchodové nároky zaměstnanců. A protože lidé pracují déle a důchody se řeší i desítky let zpětně, stát požaduje delší archivaci. Týká se to všech zaměstnavatelů, OSVČ i s.r.o.

A co OSVČ v paušální dani?

Tady je situace jednodušší, ale ne nulová. Pokud jste v paušálním režimu a nejste plátcem DPH, nevedete klasické účetnictví ani daňovou evidenci.

Ale stále musíte být schopni prokázat:

• výši svých příjmů (kvůli limitu paušální daně),
• že splňujete podmínky režimu,
• případně doložit příjmy při kontrole.

To znamená, že j potřeba uchovávat:

• faktury a příjmové doklady
• bankovní výpisy, evidenci majetku

Doporučená doba archivace je opět 10 let, protože i u paušální daně může finanční úřad zpětně prověřovat splnění podmínek.

3. Jak dlouho si může finanční úřad vyžádat doklady?

Finanční úřad může zahájit kontrolu v rámci lhůty pro stanovení daně, která je standardně 3 roky. Tato lhůta se ale může přerušit nebo prodloužit (např. zahájením kontroly, výzvou, dodatečným přiznáním). V krajním případě může jít až o 10 let. To je hlavní důvod, proč se v praxi doporučuje archivovat daňové doklady 10 let, i když zákon v základní variantě uvádí 3 roky.

4. Jak se správně zbavit starých dokladů?

Jakmile uplyne zákonná lhůta:

• papírové doklady je nutné skartovat (nikoli jen vyhodit do běžného odpadu),
• elektronické dokumenty odstranit z úložišť včetně záloh (pokud už nejsou potřeba).

Doporučujeme vést si jednoduchý přehled archivace podle let, aby bylo jasné, co lze bezpečně zlikvidovat.

Jan Vaněk, hlavní účetní z účetní firmy TIGRA, k tomu dodává: „Největší chybou není, že doklady archivujete dlouho. Největší chybou je, když je vyhodíte příliš brzy. Doporučuji firmám mít jasný systém archivace a pravidelnou kontrolu toho, co lze bezpečně zlikvidovat.“

Lhůty se počítají od konce účetního období, nebo od konce roku, kterého se doklad týká.

Například faktura z března 2025 → lhůta běží od 31. 12. 2025.

Shrnutí pro podnikatele

• Doklady můžete uchovávat papírově i elektronicky.
• Musí být čitelné, neměnné a prokazatelné.
• Většinu daňových dokladů doporučujeme uchovávat 10 let.
• Mzdové listy 45 let.
• Před skartací si vždy ověřte, že skutečně uplynula zákonná lhůta.